Modyfikacje pojazdów w zamówieniach publicznych

© M. Krotoski Adwokaci i Radcy Prawni

Działy sprzedaży flotowej u dealerów samochodowych odgrywają kluczową rolę w obsłudze zamówień publicznych. Proces przygotowania dokumentacji przetargowej wymaga szczególnej staranności - od prawidłowej analizy specyfikacji warunków zamówienia, poprzez kompletowanie załączników, aż po precyzyjne wypełnienie ofert wraz z szczegółową specyfikacją pojazdów. Kluczowe jest uniknięcie nawet najmniejszych błędów, czy to pisarskich, czy rachunkowych, już na etapie składania oferty.

Praktyka pokazuje, że nawet po wyborze najkorzystniejszej oferty i zawarciu umowy o zamówienie publiczne, mogą pojawić się nieprzewidziane zmiany techniczne lub technologiczne w oferowanych pojazdach, wprowadzane przez importera danej marki. Dlatego istotne jest, aby przed podpisaniem umowy dokładnie przeanalizować jej postanowienia pod kątem możliwości modyfikacji przedmiotu zamówienia w przypadku niedostępności pojazdów o pierwotnie wskazanych parametrach, szczególnie gdy wynika to z zaprzestania produkcji lub wycofania modelu z rynku.

Zmiany techniczne oraz technologiczne, będące poza kontrolą Wykonawcy (dealera), wymagają natychmiastowego działania. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o takich okolicznościach, powinien bezzwłocznie powiadomić Zamawiającego i dążyć do odpowiedniego aneksowania umowy.

Prawo zamówień publicznych reguluje tę kwestię w art. 454 ust. 1, stanowiąc, że istotna zmiana zawartej umowy wymaga przeprowadzenia nowego postępowania. Zmianę uznaje się za istotną, jeżeli spełnia którekolwiek z poniższych kryteriów:

• Wprowadza warunki, które mogłyby wpłynąć na krąg uczestników lub treść innych ofert w pierwotnym postępowaniu
• Narusza równowagę ekonomiczną stron na korzyść wykonawcy w sposób nieprzewidziany pierwotnie
• Znacząco modyfikuje zakres świadczeń i zobowiązań
• Zmienia wykonawcę poza przypadkami wskazanymi w art. 455 ust. 1 pkt 2

Artykuł 455 ust. 1 pkt 1 dopuszcza jednak zmiany umowy bez nowego postępowania, jeśli zostały one przewidziane w dokumentacji przetargowej poprzez jasne i precyzyjne postanowienia. Warunkiem jest określenie rodzaju, zakresu i warunków wprowadzania zmian, przy zachowaniu ogólnego charakteru umowy.

Dyrektywa unijna 2014/24/UE w motywie 111 przyznaje instytucjom zamawiającym możliwość przewidywania modyfikacji poprzez odpowiednie klauzule, jednak bez przyznawania nieograniczonej swobody decyzyjnej. Ocena istotności zmian powinna uwzględniać konkretne okoliczności każdego przypadku.

Europejski Trybunał Sprawiedliwości w wyroku z 19 czerwca 2008 r. (C-454/06) podkreślił, że zmiana jest istotna, jeśli mogłaby wpłynąć na krąg oferentów lub wynik postępowania. Dopuszczalne są natomiast zmiany nieistotne, które nie miałyby takiego wpływu.

Uzasadnieniem zmiany umowy może być niedostępność materiałów lub urządzeń wskazanych w ofercie, szczególnie w przypadku zaprzestania produkcji lub wycofania z rynku, a także konieczność zastosowania innych rozwiązań technicznych, gdy pierwotnie przewidziane groziłyby wadliwym wykonaniem.

Praktyka pokazuje jednak, że Zamawiający często ignorują zapisy umożliwiające zmiany, unikają aneksowania umów, by później wykorzystać to jako podstawę do naliczania kar umownych lub odstąpienia od umowy. Branża motoryzacyjna jest szczególnie wrażliwa na nieprzewidywalne czynniki zewnętrzne - od pandemii, przez konflikty zbrojne, po braki komponentów czy klęski żywiołowe. Mimo wsparcia ze strony importerów, to dealerzy ponoszą główne ryzyko prawne i finansowe.

Rozwiązaniem tej sytuacji może być tylko uczciwa współpraca wszystkich zaangażowanych stron, działających w dobrej wierze i z należytą starannością, przy wspólnym zrozumieniu celów zamówienia.